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2014年10月15日 (水)

Excel方眼紙

皆さんは「Excel方眼紙」って知っていますか?Excelで方眼紙を作るわけではなく、セルの形を方眼紙のように正方形にし、主にワープロソフトの代わりとして複雑な表や文書を作るという一種のテクニックのことです。

Houganshi

こんな感じ。分かりやすいように罫線を引いていますが、複雑な表を作る時などは「セルの結合」や「文字を縮小して表示する」等をふんだんに駆使して作っていくわけです。

Excelというのは本来の目的は「表計算ソフト」。つまり数字や数式を入力して計算するためのソフトなのですが、方眼紙にしてしまうとその機能はほぼ殺してしまいます。まさに印刷するための様式などを作るためのワープロソフトの代わりとして使うわけです。

Excelには「ページ」という概念はないので、ページ区切りなどは自分で設定し、それに合わせて作成するのですが、セルの範囲を指定して「1ページに縮小」なども手軽にできるので重宝している人も多いようです。実際にウメも先日これを利用して書類を1枚作りましたが、便利でした。

そもそも様式などの書類はワープロソフトの「Word」で作るべきなんでしょうけど、この「Word」が使いにくい。お節介機能を始め、表や図形を入れると意図しないところでずれてしまったり、キレイに文字の頭が揃わなかったりと、地味にイライラするんですよね。単に文章と簡単な表なら断然Wordでいいのですが…。

これに対して、「非常に便利!」「Excel本来の使い方ではない!」ともともと賛否両論があったのですが、さらに盛り上がるきっかけになったとされるのが下記の日経ウーマンオンラインさんの記事。

美文書作りには「方眼紙」シートを使う

この記事でちょっとした炎上状態になりました。先にも書いたように、Excelを「表計算ソフト」として利用している人からすれば許せないことだったようです。データベースや計算で使うのなら、1セルごとに1つの数値化計算式が大原則。それを大きく崩してしまうわけですからね。確かに、無意味に「こんなにする必要があるの」という意見はわからんでもないです。一度これで作ってしまうとキレイにはできるのですが、手直しが大変だったりするデメリットもありますし。

そして日経トレンディさん(同じ日経ですね)の記事では

「Excel方眼紙」の何が悪い?

タイトルこそインパクトがありますが、内容は反対の意見もちゃんと紹介しています。結論としては「いろんな使い方があって良いのでは?」とまとめていますが、ウメも同感です。

確かに、デメリットはあるかと思いますが、使いようによってはかなり便利です。っていうか、便利すぎます。もちろん、作り手側の意見ですけどね。あとから修正させられる方にとっては大変かも知れませんが…。一度これを知ってしまうとWordで複雑な表を作ろうという気にならないのも事実。っていうか、これだけ使いにくいWord(個人的には今でもWordは嫌いで、出来るだけ使いたくないのですが、互換性など他の選択肢がほぼない以上やむを得ません…。一応一太郎は毎年最新バージョンを購入しています)がシェアを広げている以上、こういう使い方があっても良いのでは、と思います。はい。

本当はExcelで関数とかマクロを使いこなして本来の高機能の部分を活かしたいのですが、自分はまだまだ基本的な関数が使える程度。こういう方眼紙で書類を作るのは好きなのですが、関数の数式となると(大分分かりやすくなりましたし、ネットで調べればいろいろ載っていますが)苦手意識が出てしまいます。

皆さんはExcel、どのくらい活用していますか?住所録、予算書とか収支計算書くらいじゃもったいないですよ~。勉強するのは大変ですけど…。ウメも頑張ってもっと使いこなせるようにします!

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